Cómo refinar los resultados de búsqueda en Google Drive

Si tiene problemas para ubicar archivos en Google Drive, Jack Wallen quiere presentarle la herramienta de filtro de búsqueda integrada que ayudará a que el proceso sea más rápido y preciso.

Imagen: dennizn/Adobe Stock

Soy un usuario experimentado de Google Drive. Hice de Drive mi principal servicio en la nube cuando se lanzó en 2012 y no he mirado atrás desde entonces. En esa década, probablemente escribí cerca de 100 millones de palabras en Google Docs y colaboré con innumerables editores y otros usuarios en miles de documentos.

Durante esos años, tuve que buscar documentos en Drive con regularidad, a veces buscando un artículo escrito hace años, escondido en una carpeta oscura anterior a mi sistema actual de jerarquía de carpetas.

No hace falta decir que Google Drive es mi atasco y siempre estoy buscando formas de hacerlo más eficiente. Es por eso que aprendí a depender de la función de búsqueda de Drive. Es muy similar a la función de búsqueda de Gmail y rara vez me ha fallado cuando necesito localizar esos documentos y archivos difíciles de encontrar en Drive.

La función de búsqueda de Drive es mucho más poderosa de lo que piensas. No solo puede buscar nombres de archivos, sino también cadenas dentro del cuerpo de un documento. Entonces, si no puede recordar el nombre del documento, pero recuerda cuál es, la función de búsqueda de Drive está aquí para ayudarlo. La función de búsqueda es tan poderosa que incluso puede detectar cadenas de caracteres en las imágenes. Entonces, si está en Drive, puede encontrarlo.

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Déjame mostrarte cómo usar esta función de búsqueda increíblemente poderosa en Google Drive.

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Que necesitarás

Lo único que necesitará rastrear es una cuenta de Google Workspaces (funciona tanto con cuentas gratuitas como de pago) y algunos archivos guardados en Drive. Eso es todo: comencemos esta búsqueda del tesoro.

Cómo utilizar la herramienta de búsqueda de Drive

Iniciar sesión en los espacios de trabajo de Google

Lo primero que debe hacer es iniciar sesión en su cuenta de Google Workspaces. Una vez que hayas hecho eso, ve a Google Drive y ya está listo para buscar.

Abre la herramienta de búsqueda

En la barra de búsqueda encima de los enlaces rápidos (Figura A), debería ver un ícono de Configuración en el extremo derecho.

Figura A

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Imagen: Jack Wallen/TechRepublic. Accede a la herramienta de búsqueda en Google Drive.

Si escribe los resultados de su búsqueda en el campo, es probable que encuentre lo que está buscando. Sin embargo, si tiene una gran cantidad de datos en Drive, es posible que desee restringir un poco su búsqueda. Hacer esto no solo hará que la búsqueda sea más rápida, sino que también dará como resultado que se encuentren menos archivos, lo que debería hacer que sea más fácil encontrar lo que está buscando.

Refina tu búsqueda

Haga clic en el icono Configuración para abrir las herramientas de filtro de búsqueda. Una vez que esto se abre (Figura B), puede acotar su búsqueda.

Figura B

Imagen: Jack Wallen/TechRepublic. La herramienta de parámetros de búsqueda facilita refinar su consulta.

Aquí hay una descripción de cada sección de la ventana Configuración:

  • Tipo: seleccione entre los tipos de archivos que desea buscar, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, video y audio.
  • Propietario: Seleccione entre Cualquiera, De mi propiedad, No de mi propiedad o Persona específica.
  • Contiene palabras: escriba una cadena que se utilizará para buscar en el cuerpo de documentos y archivos.
  • Nombre del elemento: escriba una cadena que se utilizará para buscar nombres de archivos.
  • Ubicación: seleccione Cualquier lugar, Mi unidad, Unidades compartidas, Compartido conmigo, En la papelera, Favoritos o Cifrado.
  • Fecha de modificación: seleccione entre Cualquier momento, Hoy, Ayer, Últimos 7/30/90 días o Personalizado.
  • Aprobaciones: Seleccione Esperando mi aprobación o Solicitado por mí.
  • Compartido con: ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de alguien con quien compartió el archivo.
  • Seguimiento: seleccione entre Todo, Solo sugerencias o Solo elementos de acción.
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Si solo escribe una cadena de búsqueda en el archivo de búsqueda y presiona Intro, es lo mismo que escribir la cadena en la sección Contiene palabras y presionar BUSCAR. Sin embargo, si desea limitar su búsqueda, puede ser bastante específico aquí.

Una vez que haya completado y/o seleccionado sus opciones, haga clic en BUSCAR y debería ver el archivo que está buscando en los resultados.

Y eso, gente maravillosa, es lo fácil que es reducir las búsquedas en Google Drive. Cuando su cuenta de Drive contiene una gran cantidad de datos, usar esta herramienta de búsqueda le hará la vida mucho más fácil (y sus resultados de búsqueda serán más prácticos). ¡Disfrutar!

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